TSS-Work4AllConnector Handbuch


Allgemeines

Funktionsweise

  • Termine werden bidirektional synchronisiert
    • Es erfolgt keine Dublettenprüfung!
  • Termine werden abhängig von den work4all Benutzern und Mitarbeitern synchronisiert
  • Adressen werden von work4all in Richtung David synchronisiert
    • In David vorhandene Einträge werden gelöscht
    • In David vorgenommene Änderungen werden rückgängig gemacht
  • Adressen werden je Benutzer anhand der Kategorie „Persönlicher Kontakt“ synchronisiert.
  • Alle Kontakte (Kunden+Lieferanten) aus work4all können in einen (globalen) Adressordner in David synchronisiert werden.

Betriebsarten

  • Als Windows Desktop Applikation (wird auch für die Konfiguration genutzt)
  • Als Windows Dienst (Probleme mit Tobit API Verbindungen auf manchen Systemen)
  • Als Konsolenprozess (empfohlen für den Produktiveinsatz)

Installation

Basisinstallation

Der Konnektor muss auf einer Maschine installiert werden, auf die die David API verfügbar ist. Idealerweise direkt auf dem Davidserver.

Das Setup Programm kann standardmäßig durchlaufen werden. Falls die Anmeldung für den Windows Dienst während der Installation nicht funktionieren sollte, kann dies später über die Windows Dienste nachgeholt werden. Aufgrund der Probleme bei einigen Systemen mit der Tobit API in Verbindung mit dem Windows Dienst des Konnektors, ist die empfohlene Ausführungsart der Konsolenprozess als Windows Aufgabe.

Nach der Installation sollte aus dem Windows Startmenü das Programm „TSS-Work4AllConnector Konfiguration“ gestartet werden. Falls man dieses aus dem Programmordner manuell starten möchte, muss an die TSS-Work4AllConnector.exe der Parameter „-config“ angehangen werden.

Einrichtung als geplante Aufgabe

Bevor die Aufgabe aktiviert wird, muss die Konfiguration erfolgen und es sollte eine erste, manuelle Synchronisation über das Konfigurationsprogramm des Konnektors erfolgen (Details s.u.).

Screenshot der Einrichtung einer Windows Aufgabe für den TSS-Work4AllConnector, Tab Allgemein
Windows Aufgabenplaner, Allgemein-Tab
Screenshot der Einrichtung einer Windows Aufgabe für den TSS-Work4AllConnector, Tab Trigger
Windows Aufgabenplaner, Trigger-Tab
Screenshot der Einrichtung einer Windows Aufgabe für den TSS-Work4AllConnector, Tab Aktionen
Windows Aufgabenplaner, Aktionen-Tab

Lizenz einbinden

Im Konfigurationsprogramm findet sich auf dem Über-Tab der Button um die Lizenz hinzuzufügen. Dies sollte nach der Installation der erste Schritt sein, da sonst keine Benutzer konfiguriert werden können.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Über mit Markierungen
TSS-Work4AllConnector Über-Tab mit Markierungen

Konfiguration

Status-Tab

Der Status-Tab dient zur Steuerung des Windows-Dienstes, der Einsicht in die Logdateien und für die manuelle Synchronisation. Letztere sollte nur benutzt werden, wenn der Dienst oder eine geplante Aufgabe deaktiviert ist, da es sonst zu Datendoppelungen kommen kann.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Status
TSS-Work4AllConnector Status-Tab

Server-Tab

Auf dem Server-Tab wird die Verbindung zum Davidserver und zur SQL Datenbank eingestellt. Über den Button neben dem Server-Feld (1) kann automatisch nach dem Davidservernamen gesucht werden.

Die Sleeptime sollte entsprechend der Einstellung zur nächtlichen Datenbereinigung konfiguriert (David Administrator System-Einstellungen) werden. Der Konnektor ist in dieser Zeit inaktiv.

Die SQL Einstellungen sind selbsterklärend. Es muss die Mandanten-Datenbank ausgewählt werden, mit der synchronisiert werden soll.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Server
TSS-Work4AllConnector Server-Tab

Optionen-Tab

Auf dem Optionen-Tab stellt man das Synchronisations-Intervall (nur relevant bei Ausführung als Windows Dienst), den Log-Level (sollte auf „Ausnahmen“ stehen), einen alternativen Text-Editor als LogViewer (z.B. Notepad++) und die E-Mailadressen für die Fehlerbenachrichtigung ein.

Die Admin E-Mailadresse ist die Adresse, an die Fehlermeldungen gesendet werden sollen. Die Konnektor E-Mailadresse ist die Absenderadresse von der die Mails gesendet werden.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Optionen
TSS-Work4AllConnector Optionen-Tab

Sync-Tab

Im Sync-Tab werden die allgemeinen Synchronisationseinstellungen konfiguriert.

  • Termine
    • Termine synchronisieren
      Aktiviert/Deaktiviert die Terminsynchronisation
    • Vergangene Termine
      Die Anzahl der Tage die der Konnektor in der Vergangenheit beachtet
    • Löschschutz
      Die Anzahl an Terminen die in einem Sync-Intervall gelöscht werden dürfen. Die Anzahl wird immer vor dem Löschen geprüft und der Löschvorgang gestoppt, wenn das Limit überschritten wird.
      Diese Einstellung muss man in Abhängigkeit der Anzahl der Benutzer definieren. Bei einem System mit 5-10 Usern ist „10“ ein guter Startwert.
    • Beschriftungen synchronisieren
      Definiert, ob Termin-Beschriftungen synchronisiert werden sollen.
  • Adressen
    • Adressen synchronisieren
      Aktiviert/Deaktiviert die Adress-Synchronisation
    • Globale Adressen synchronisieren
      Aktiviert/Deaktiviert die Synchronisation aller Kontakte (Kunden+Lieferanten) aus work4all in einen (zu definierenden) David Adressordner.
    • Nur Personenkontakte
      Standardmäßig werden bei Firmenkontakten auch die Firmen selbst als David Adresseintrag erzeugt. Aktiviert man diese Option, werden im Falle von Firmenkontakten nur die Ansprechpartner synchronisiert.
    • Geschäftlich 1/2 bei Personenkontakten tauschen
      Durch diese Option wird bei Personenkontakten / Ansprechpartnern das Rufnummern-Feld für Geschäftlich 1 und Geschäftlich 2 getauscht. Ist die Option nicht aktiviert, wird das Feld Geschäftlich 1 mit der Hauptrufnummer der Firma (Zentrale) gefüllt und das Feld Geschäftlich 2 mit der Durchwahl des Ansprechpartners.
Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Sync
TSS-Work4AllConnector Sync-Tab

Benutzer-Tab

Der Benutzer-Tab enthält den wichtigsten Teil der Konfiguration – die Zuordnung zwischen David und work4all Benutzern (bzw. sind auch work4all Mitarbeiter hier auswählbar, die keine Benutzerlizenzen haben).

Um eine neue Synchronisations-Paarung hinzuzufügen, wählt man in den beiden Drop-Down Feldern die entsprechenden Benutzerkonten aus und legt anschließend die David Ordner für Termine und Adressen fest, in die synchronisiert werden soll. Das müssen nicht zwingend die Standard-Ordner des Benutzers sein. Speziell im Bezug auf die persönlichen Adressen des Benutzers kann es sinnvoll sein, hier einen Unterordner zum Standard-Adress-Ordner des Benutzers zu wählen, da die vorhandenen Adressen vom Konnektor überschrieben bzw. gelöscht werden. Somit hätte der Benutzer z.B. nicht die Möglichkeit, Adressen am Smartphone einzugeben.

Wählt man stattdessen einen alternativen Adressordner, kann der Benutzer weiterhin Adressen am Smartphone anlegen. Der Übertrag in work4all muss aber auch in diesem Falle manuell erfolgen.

Screenshot des Tobit David Navigators mit Ansicht von Adressordnern
Tobit David Adressen im Navigator
Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Benutzer
TSS-Work4AllConnector Benutzer-Tab

Beschriftungen-Tab

Im Beschriftungen-Tab kann die Zuordnung der David-Termin-Beschriftungen zu den work4all Terminbeschriftungen bzw. -status vorgenommen werden. Zu beachten ist, dass die Farben in David fest definiert sind und in work4all angeglichen werden müssten, sofern man ein einheitlichen Farbbild erhalten möchte.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Beschriftungen
TSS-Work4AllConnector Beschriftungen-Tab

Über-Tab

Auf dem Über-Tab kann die Lizenz eingespielt und die Informationen zur Lizenz eingesehen werden.

Screenshot der TSS-Work4AllConnector Konfigurationsapplikation, Tab Über
TSS-Work4AllConnector Über-Tab

Erstsynchronisation

Die erste Synchronisation sollte aus dem Konfigurationsprogramm heraus gestartet werden. Dabei ist zu beachten, dass in diesem Falle weder der Windows Dienst noch die geplante Aufgabe aktiv sein sollten, da es sonst zu Datendoppelungen oder auch ungewollten Löschungen kommen kann.

Vor der ersten Synchronisation sollte man den Button „W4A Prüfen“ im Status-Tab anklicken und die entsprechenden Hinweismeldungen beachten. Hierbei wird geprüft, ob bei allen Kontakten das Feld „Letzte Aktualisierung“ gefüllt ist. Ist dem nicht so, kann durch das Programm das aktuelle Datum geschrieben werden.
Setzt man die work4all bzw. SQL Replikation ein, sollte hierbei vorher Rücksprache gehalten werden, damit es dadurch keine Komplikationen gibt.

Hat man sichergestellt, dass weder der Dienst noch die geplante Aufgabe aktiv sind und ist die Konfiguration vollständig und korrekt durchgeführt worden, kann man die Synchronisation mittels des Synchronisieren-Button auf dem Status-Tab durchführen.

Je nach Datenmenge kann die Erstsynchronisation einige Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Der Abschluss des Vorganges wird durch eine Meldung entsprechende Meldung angezeigt. Während des Vorganges reagiert das Programm nicht auf Eingaben. Daher sollte man vermeiden es anzuklicken oder gar zu schließen, solange die Meldung nicht erschienen ist.

Nach erfolgreichem Synchronisationsdurchlauf sollte das Logfile geprüft werden (s.u.). Zur Sicherheit sollte eine zweite, manuelle Synchronisation durchgeführt und das Logfile erneut geprüft werden.

Anschließend kann die geplante Aufgabe aktiviert und der Konnektor in den Produktivbetrieb genommen werden.


Auswertung der Logdatei

Die Protokollierung in der Logdatei ist in verschiedene Bereiche aufgeteilt. Im ersten Block erfolgt die Synchronisation der Termine von work4all (W4A) Richtung David (D). Das Ende des ersten Blockes wird durch eine gestrichelte Linie gekennzeichnet.
Im zweiten Block folgt dann die umgekehrte Richtung, also die Synchronisation der Termine von David (D) Richtung work4all (W4A).
Das Ende der Terminsynchronisation wird durch eine Linie aus Stern-Symbolen gekennzeichnet.

Der dritte Block protokolliert die Synchronisation der Adresse von work4all (W4A) Richtung David (D). Das Ende dieses Blockes wird ebenfalls durch eine gestrichelte Linie gekennzeichnet.
Der vierte Block protokolliert die Synchronisation bzw. Prüfung und Änderungsverfolgung der Adressen von David (D) Richtung work4all (W4A).
Das Ende der Adresssynchronisation wird wieder durch eine Linie aus Stern-Symbolen gekennzeichnet.

Das Ende der Synchronisation wird durch eine Linie aus Gleichheitszeichen gekennzeichnet. Darauf folgt die Angabe der Synchronisations-Laufzeit und der Speichernutzung.

Screenshot eines TSS-Work4AllConnector Logfiles mit Markierungen
TSS-Work4AllConnector Logfile mit Markierungen

Umgang mit Löschschutz-Meldungen

Sollte es Fehlermeldung hinsichtlich des Löschschutzes geben ist zunächst anhand der Informationen in der Mail mit der Fehlermeldung zu prüfen, ob die Löschungen korrekt sind oder durch einen Fehler beim Konnektor, bei David oder work4all hervorgerufen worden sein könnten.

Sollten sich herausstellen, dass die Löschungen korrekt sind geht man wie folgt vor:

  • Windows Dienst / geplante Aufgabe beenden/deaktivieren
  • Konfigurationsprogramm starten
  • Löschschutz-Limit deaktivieren
  • manuelle Synchronisation durchführen
  • Logfile prüfen
  • ggf. ein zweites mal manuell synchronisieren und Logfile erneut prüfen
  • Löschschutz-Limit aktivieren
  • Windows Dienst / geplante Aufgabe starten/aktivieren

Tipps und Hilfe

Hotkeys und Parameter

Hotkeys

  • STRG+SHIFT+D: Löschbuttons anzeigen (nur Tabs Sync und Benutzer)
  • STRG+SHIFT+T: Testbuttons anzeigen (nur Tabs Sync und Benutzer)
  • SHIFT+V: Versionsnummer anzeigen (nur Optionen-Tab)

Parameter

  • -config: Aufruf der Konfigurationsapplikation
  • -console: Ausführung als Konsolentask
  • -install: Manuelle Installation des Windows Dienstes
  • -uninstall: Manuelle Deinstallation des Windows Dienstes

Troubleshooting

  • Debuglog und Connectordatenbank (zwecks Zusendung an Support)
    Um ein Debuglog zu erstelle, muss zunächst der Dienst angehalten werden. Dies kann über die Windows Dienste oder die Konfigurationsoberfläche auf dem „Status“ Tab erfolgen.
    Auf dem Tab „Optionen“ muss nun das Loglevel auf „Debug“ gestellt werden. Anschließend startet man auf dem „Status“ Tab über den Button „Synchronisieren“ einen manuellen Abgleich (ggf. vorher die aktuelle Logdatei über den entsprechenden Button löschen). Ist dieser durchgelaufen, kann man die Logdatei über den gleichnamigen Button öffnen.
    Zwecks Fehlersuche benötigen wir i.d.R. auch die „data.db“ aus dem Programmverzeichnis. Hierbei handelt es sich um eine SQLite Datenbank, in der die Synchronisationsdaten festgehalten werden.
    Zu beachten ist, dass das LogLevel im Normalbetrieb auf „Ausnahmen“ stehen sollte, da die Einstellung „Debug“ sehr große Logdateien verursachen kann.
  • Dienst wurde nicht installiert
    Dies kann vorkommen, wenn die Dienstanmeldung nicht korrekt eingegeben wurde oder das Benutzerkonto noch nicht über die Eigenschaft „Als Dienst anmelden“ verfügt. Siehe Abschnitt Installation. Um den Dienst nachträglich zu installieren kann man die Anwendung über ein Konsolenfenster mit dem Parameter „-install“ ausführen.

Bekannte Fehler

  • Dienstabstürze
    Auf manchen Systemen kann es zu abstürzen des Konnektor Dienstes kommen, da die Tobit API Verbindungen in diesem Falle nicht korrekt geschlossen werden, obwohl der gleiche Code zur Ausführung kommt, wie bei der Desktop Applikation und dem Konsolenprozess (wo die API Verbindungen sauber geschlossen werden). Leider konnten wir auch von Tobit.Software keine Lösung für dieses Problem bekommen.
    Abhilfe schafft hier nur, den Dienst nach Absturz automatisch neu starten zu lassen.
    Um dies zu tun muss man in den Diensteigenschaften auf dem Tab „Wiederherstellung“ für alle drei Fehlerfälle „Dienst neu starten“ einstellen.
    Aus technischer Sicht ist dies für den Konnektor und die Synchronisation unkritisch.
    Wir empfehlen aus diesem Grund die Nutzung als geplante Aufgabe / Task unter Windows. Dazu muss die Konnektor-EXE mit dem Parameter „-console“ gestartet werden.

Informationen

Featureliste

  • Allgemein
    • Grafische Konfigurationsoberfläche
    • Online Handbuch (in Arbeit)
    • Individuell einstellbares Abgleichintervall
    • Ausführbar nach Intervall als Windows Dienst, manueller Start aus Config-GUI zu Testzwecken und als Konsolentask
    • Alle Optionen einzeln de- / aktivierbar
    • Frei definierbare Ordner in David
    • Delete-Security für Termine
      • Abbruch bei Löschung von X Elementen je User
      • Nur Delete-Vorgang wird abgebrochen
    • MailSender
      • Admin Mailfunktion bei Störfällen
  • Synchronisation von Terminen (Zwei-Wege: work4all <-> David)
    • Erstellen, Ändern, Löschen
    • Beliebige Ordnerpfade
    • Synchronisation vergangener Termine einschränkbar
    • Termine zu anderen Benutzern verschieben (in David)
    • Serientermine
  • Synchronisation von Adressen (Ein-Weg mit Sync: work4all -> David)
    • Erstellen, Ändern, Löschen von work4all nach David
    • Neue Adressen in David werden gelöscht, Änderungen rückgängig gemacht, Löschungen wieder hergestellt
    • Beliebige Ordnerpfade

Synchronisierte Felder

Termine

  • Betreff
  • Ort
  • Beginn
  • Stoppzeit
  • Ganztägig
  • Erinnerung
  • Text
  • Serienmuster

Adressen

  • Person
    • Anrede
    • Vorname
    • Nachname
    • Titel
    • Jobtitel
    • Geburtstag
  • Firma
    • Firmenname
    • Notiz
    • Webseite
  • Telefon
    • Geschäftlich (Stammnummer Firma)
    • Geschäftlich2 (Durchwahl extern)
    • Privat
    • Privat2 (Mobil Privat)
    • Mobiltelefon
    • SMS
    • Nebenstelle (Durchwahl intern)
    • Fax Geschäftlich
    • Fax Privat
    • Weiteres Fax
  • Anschrift
    • Geschäftliche und private Adresse
      • Straße
      • PLZ
      • Ort
      • Land
  • Kommunikation
    • E-Mail
    • E-Mail2 (Privat)
    • Skype Adresse
    • MSN-Adresse
    • ICQ-Adresse

Roadmap

v2.0

  • Ohne Termin
    • Manueller Vollabgleich aus Config-GUI mit Prüfung der zu synchronisierenden Einträge
    • Manuelle Löschfunktion mit Sichtkontrolle in GUI
    • Kontaktbilder
    • Aufgabensynchronisation

Changelog

v1.6.1903.1517 vom 15.03.2019

HINWEIS: Bei diesem Update werden zusätzliche Dateien benötigt. Melden Sie sich hierfür bitte bei uns!

  • Verbesserungen
    • Update der SQLite Bibliothek
    • Debugoption zum senden von gelöschten Elementen
    • Adressen-Displayname in Konnektordatenbank hinzugefügt zum besseren Debugging
    • Synclogik optimiert für schnelleren Abgleich der globalen Adressen
    • Alphabetische Sortung Benutzer-DropDown-Boxen
  • Fehlerbehebungen
    • Persönliche Adressen wurden unter bestimmten Bedingungen gelöscht und neu angelegt

v1.5.1811.1221 vom 12.11.2018

  • Fehlerbehebung
    • Problem mit leeren Geburtstagen behoben

v1.5.1705.2420 vom 24.05.2017

  • Verbesserungen
    • Terminsynchronisation von „Nur Mitarbeiter“

v1.4.1705.1717 vom 17.05.2017

  • Verbesserungen
    • Option zum tauschen der Telefonnummern Geschäftlich und Geschäftlich 2 (z.B. zur besseren Anzeige in angebundenen Systemen wie Estos, Starface, etc.)
  • Fehlerbebungen
    • Anpassungen an work4all Änderungen „ParentCode“
    • Stamm-Rufnummern mit mehr als einer Stelle werden nun korrekt verarbeitet

v1.3.1612.2119 vom 21.12.2016

  • Verbesserungen
    • Synchronisation von Lieferanten-Privatadressen
    • Prüfung von Privatadressen verbessert
    • Prüfung/Setzen von work4all-Generelle-Einstellung „ExchangeConnectorIsRunning“
  • Fehlerbehebungen
    • Problem mit Löschungen / Verdoppelungen unter bestimmten Bedingungen behoben

v1.2.1410.2823 vom 28.10.2014

  • Verbesserungen
    • Automatische Updateprüfung auf „Über-Tab“
    • Link zum Online Handbuch (dieses hier, in Arbeit), Forum und ChangeLog (dieses) auf „Über-Tab“
    • Demo-Lizenzierung hinzugefügt
    • Parameter zum installieren / deinstallieren des Dienstes
  • Fehlerbehebungen
    • Termine in David wurden unter bestimmten Bedingungen gelöscht
    • Problem mit SQL Server 2005 behoben
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